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关于建设工程档案方面的法规【简体】【繁體】
添加日期:2017/2/16  点击次数:16495
 
    《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)于1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过,1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议对其进行了修正。
    《档案法》的立法目的在于为了加强对档案的管理和收集、整理工作,有效地保护和利用档案,为社会主义现代化建设服务。
    《档案法》分为6章,共27条。本书仅节选其中与工程建设密切相关的规定进行介绍。
    依据《档案法》,2001年3月5日,建设部、国家质量监督总局联合发布了《建设工程文件归档整理规范》,该《规范》自2001年7月1日起实施。该规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。
为了做好重大项目的档案验收,国家档案局制定了《重大建设项目档案验收办法》。该办法对重大建设项目档案验收的组织、验收申请、验收要求作出了更具体的规定。
2Z201191  掌握建设工程档案的种类
    根据国家标准《建设工程文件归档整理规范》(GB/T 50328—2001),“建设工程档案”是指“在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录”。根据该国家标准,应当归档的建设工程文件主要包括:
    一、工程准备阶段文件
    工程准备阶段文件,指工程开工以前,在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。主要包括:
    (一)立项文件
    1.项目建议书;
    2.项目建议书审批意见及前期工作通知书;
    3.可行性研究报告及附件;
    4.可行性研究报告审批意见;
    5.关于立项有关的会议纪要、领导讲话;
    6.专家建议文件;
    7.调查资料及项目评估研究材料等。
   (二)建设用地、征地、拆迁文件
    1.选址申请及选址规划意见通知书;
    2.用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书
3.拆迁安置意见、协议、方案等;
4.建设用地规划许可证及其附件;
5.划拨建设用地文件;
6.国有土地使用证。
(三)勘察、测绘、设计文件
1.工程地质勘察报告;
2.水文地质勘察报告、自然条件、地震调查;
3.建设用地钉桩通知单(书);
4.地形测量和拔地测量成果报告;
5.申报的规划设计条件和规划设计条件通知书;
6.初步设计图纸和说明;
7.技术设计图纸和说明;
8.审定设计方案通知书及审查意见;
9.有关行政主管部门(人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通信、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等)批准文件或取得的有关协议;
10.施工图及其说明;
11.设计计算书;
12.政府有关部门对施工图设计文件的审批意见等
(四)招投标文件
1.勘察设计招投标文件;
2.勘察设计承包合同;
3.施工招投标文件;
4.施工承包合同;
5.工程监理招投标文件;
6.监理委托合同等。
(五)开工审批文件
1.建设项目列入年度计划的申报文件;
2.建设项目列入年度的批复文件或年度计划项目表;
3.规划审批申报表及报送的文件和图纸;
4.建设工程规划许可证及其附件;
5.建设工程开工审查表;
6.建设工程施工许可证;
7.投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明;
8.工程质量监督手续等。
(六)财务文件
1.工程投资估算材料;
2.工程设计概算材料;
3.施工图预算材料;
4.施工预算等。
(七)建设、施工、监理机构及负责人名单
1.工程项目管理机构(项目经理部)及负责人名单;
2.工程项目监理机构(项目监理部)及负责人名单;
3.工程项目施工管理机构(施工项目经理部)及负责人名单等。
二、监理文件
监理文件,指工程监理单位在工程监理过程中形成的文件,主要包括:
1.监理规划,包括监理规划、监理实施细则和监理部总控制计划等;
2.监理月报中的有关质量问题;
3.监理会议纪要中的有关质量问题;
    4.进度控制文件,包括工程开工/复工审批表、工程开工/复工暂停令等;
    5.质量控制文件,包括不合格项目通知、质量事故报告及处理意见等;
    6.造价控制文件,包括预付款报审与支付、月付款报审与支付、设计变更、洽商费用报审与签认、工程竣工结算审核意见书等;
    7.分包资质文件,包括分包单位资质材料、供货单位资质材料、试验等单位资质材料;
    8.监理通知,包括有关进度控制的监理通知、有关质量控制的监理通知、有关造价控制的监理通知;
    9.合同与其他事项管理文件,包括工程延期报告及审批、费用索赔报告及审批、合同争议、违约报告及处理意见、合同变更材料等;
    10.监理工作总结,包括专题总结、月报总结、工程竣工总结、质量评价意见报告。
    三、施工文件
    施工文件,指施工单位在工程施工过程中形成的文件。不同专业的工程对施工文件的要求不尽相同,一般包括:
    1.施工技术准备文件,包括施工组织设计、技术交底、图纸会审记录、施工预算的编制和审查、施工日志等;
    2.施工现场准备文件,包括控制网设置资料、工程定位测量资料、基槽开挖线测量资料、施工安全措施、施工环保措施等;
    3.地基处理记录;
    4.工程图纸变更记录,包括设计会议会审记录、设计变更记录、工程洽商记录等;
    5.施工材料、预制构件质量证明文件及复试试验报告;
    6。设备、产品质量检查、安装记录,包括设备、产品质量合格证、质量保证书,设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告,设备安装记录,设备试运行记录,设备明细表等;
    7.施工试验记录、隐蔽工程检查记录;
    8.施工记录,包括工程定位测量检查记录、预检工程检查记录、沉降观测记录、结构吊装记录、工程竣工测量、新型建筑材料、施工新技术等;
    9.工程质量事故处理记录;
    10.工程质量检验记录,包括检验批质量验收记录、分面工程质量验收记录、基础、主体工程验收记录、分部(子分部)工程质量验收记录等。
    四、竣工图和竣工验收文件
    竣工图是指工程竣工验收后,真实反映建设工程项目施工结果的图样。竣工验收文件是指建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。竣工验收文件主要包括:
    1.工程竣212,e、结,包括工程概况表、工程竣工总结;
    2.竣工验收记录,包括单位(子单位)工程质量验收记录、竣工验收证明书、竣工验收报告、竣工验收备案表(包括各专项验收认可文件)、工程质量保修书等;
    3.财务文件,包括决算文件、交付使用财产总表和财产明细表;
    4.声像、缩微、电子档案,包括工程照片、录音、录像材料、各种光盘、磁盘等。
2Z201192  掌握建设工程档案的移交程序
     一、各主要参建单位向建设单位移交工程文件
    (一)基本规定
   《建设工程文件归档整理规范》(GB/T 50328—2001)规定,建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。建设单位在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同时,应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。
    建设单位应当收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件,并应进行立卷归档。建设单位还应当负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作,并收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。
    建设工程项目实行总承包的,总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案,并应及时向建设单位移交;各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的,各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目
的工程文件,并应及时向建设单位移交。
    (二)工程文件的归档范围及质量要求
    对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全,整理立卷后归档。归档的工程文件应为原件。工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
    (三)工程文件的归档
    归档文件必须完整、准确、系统,能够反映工程建设活动的全过程。归档的文件必须经过分类整理,并应组成符合要求的案卷。根据建设程序和工程特点,归档可以分阶段进行,也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。勘察、设计单位应当在任务完成时,施工、监理单位应当在工程竣工验收前,将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。凡设计,施工及监理单位需要向本单位归档的文件,应按国家有关规定单独立卷归档。
    勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后,建设单位、监理单位应根据城建管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。工程档案一般不少于两套,一套由建设单位保管,一套(原件)移交当地城建档案馆(室)。勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时,应编制移交清单,双方签字、盖章后方可交接。
    二、建设单位向政府主管机构移交建设项目档案
   《建设工程质量管理条例》第17条规定:“建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定,及时收集、整理建设项目各环节的文件资料,建立、健全建设项目档案,并在建设工程竣工验收后,及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案。”
    列及城建档案馆(室)档案接收范围的工程,建设单位在组织工程竣工验收前,应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。建设单位未取得城建档案管理机构出具的认可文件,不得组织工程竣工验收。
城建档案管理部门在进行工程档案的验收时,应重点验收以下内容:
1.工程档案齐全、系统、完整;
2.工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况;
3.工程档案已整理立卷,立卷符合本规范的规定;
4.竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求,图面整洁,盖有竣工图章;
5.文件的形成、来源符合实际,要求单位或个人签章的文件,其签章手续完备;
6.文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。
    列入城建档案馆(室)接收范围的工程,建设单位在工程竣工验收后3个月内,必须向城建档案馆(室)移交一套符合规定的工程档案。
    停建、缓建建设工程的档案,暂由建设单位保管。对改建、扩建和维修工程,建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案。对改变的部件,应当重新编制工程档案,并在工程竣工验收后3个月内向城建档案馆(室)移交。
    建设单位向城建档案馆(室)移交工程档案时,应办理移交手续,填写移交目录,双方签字、盖章后交接。
    建设工程竣工验收后,建设单位未按规定移交建设工程档案的,依据《建设工程质量管理条例》第59条的规定,建设单位除应被责令改正外,还应当受到罚款的行政处罚。
    三、重大建设项目档案验收
    为了做好重大项目的档案验收,国家档案局制定了《重大建设项目档案验收办法》。该办法对重大建设项目档案验收的组织、验收申请、验收要求作出了更具体的规定。该办法适用于各级政府投资主管部门组织或委托组织进行竣工验收的固定资产投资项目(以下简称项目)。所称各级政府投资主管部门是指各级政府发展改革部门和具有投资管理职能的经济(贸易)部门。
(一)验收组织
1.项目档案验收的组织
(1)国家发展和改革委员会组织验收的项目,由国家档案局组织项目档案的验收;
(2)国家发展和改革委员会委托中央主管部门(含中央管理企业,下同)、省级政府投资主管部门组织验收的项目,由中央主管部门档案机构、省级档案行政管理部门组织项目档案的验收,验收结果报国家档案局备案;
    (3)省以下各级政府投资主管部门组织验收的项目,由同级档案行政管理部门组织项目档案的验收;
    (4)国家档案局对中央主管部门档案机构、省级档案行政管理部门组织的项目档案验收进行监督、指导。项目主管部门、各级档案行政管理部门应加强项目档案验收前的指导和咨询,必要时可组织预检。
    2.项目档案验收组的组成
    (1)国家档案局组织的项目档案验收,验收组由国家档案局、中央主管部门、项目所在地省级档案行政管理部门等单位组成;
    (2)中央主管部门档案机构组织的项目档案验收,验收组由中央主管部门档案机构及项目所在地省级档案行政管理部门等单位组成;
    (3)省级及省以下各级档案行政管理部门组织的项目档案验收,由档案行政管理部门、项目主管部门等单位组成;  
    (4)凡在城市规划区范围内建设的项目,项目档案验收组成员应包括项目所在地的城建档案接收单位;
    (5)项目档案验收组人数为不少于5人的单数,组长由验收组织单位人员担任。必要时可邀请有关专业人员参加验收组。
(二)验收申请
    项目建设单位(法人)应向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告,并填报《重大建设项目档案验收申请表》。项目档案验收组织单位应在收到档案验收申请报告的10个工作日内作出答复。
    1.申请项目档案验收应具备下列条件:
    (1)项目主体工程和辅助设施已按照设计建成,能满足生产或使用的需要;
    (2)项目试运行指标考核合格或者达到设计能力;
    (3)完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作;
    (4)基本完成了项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。
    项目档案验收前,项目建设单位(法人)应组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员,根据档案工作的相关要求,依照《重大建设项目档案验收内容及要求》进行全面自检。
2.项目档案验收申请报告的主要内容包括:
(1)项目建设及项目档案管理概况;
(2)保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施;
(3)项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况,竣工图的编制情况及质量状况;
(4)档案在项目建设、管理、试运行中的作用;
(5)存在的问题及解决措施。
(三)验收要求
1.项目档案验收会议
项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行。项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议,项目的建设单位(法人)、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关人员列席会议。
    项目档案验收会议的主要议程包括:
    (1)项目建设单位(法人)汇报项目建设概况、项目档案工作情况;
(2)监理单位汇报项目档案质量的审核情况;
(3)项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况;
(4)项目档案验收组对项目档案质量进行综合评价;
(5)项目档案验收组形成并宣布项目档案验收意见。
2.档案质量的评价
    检查项目档案,采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查档案的数量应不少于100卷,抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。
    项目档案验收应根据DA/T 28—2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》,对项目档案的完整性、准确性、系统性进行评价。
    3.项目档案验收意见的主要内容包括:
    (1)项目建设概况;
    (2)项目档案管理情况,包括:项目档案工作的基础管理工作,项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况,竣工图的编制情况及质量,档案的种类数量,档案的完整性、准确性、系统性及安全性评价,档案验收的结论性意见;
    (3)存在问题、整改要求与建议。
     4.档案验收结果
    项目档案验收结果分为合格与不合格。项目档案验收组半数以上成员同意通过验收的为合格。
    项目档案验收合格的项目,由项目档案验收组出具项目档案验收意见。
    项目档案验收不合格的项目,由项目档案验收组提出整改意见,要求项目建设单位(法人)于项目竣工验收前对存在的问题限期整改,并进行复查。复查后仍不合格的,不得进行竣工验收,并由项目档案验收组提请有关部门对项目建设单位(法人)通报批评。造成档案损失的,应依法追究有关单位及人员的责任。
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